Sehen, was im Datenschutz offen ist — und was bereits belegbar dokumentiert wurde.
DMS führt Verarbeitungen, Dienstleister, TOMs, Risiken, Aufgaben und Nachweise in einem Arbeitsraum zusammen. Nicht als automatische Rechtsentscheidung, sondern als prüfbarer Stand.
- Review-Status statt Scheinsicherheit
- Aufgaben, Risiken und Nachweise an einem Ort
- Exports und Berichte aus dem dokumentierten Stand
Verarbeitung
Online-Terminbuchung
Nachweis / Report
Datenschutzhandbuch in Vorbereitung
Verlauf
Keine automatische Bestätigung
Weniger verstreute Datenschutzarbeit. Mehr prüfbarer Arbeitsstand.
Datenschutz scheitert selten an fehlenden Checklisten — sondern daran, dass Informationen verstreut liegen: in Tabellen, Ordnern, alten Dokumenten, E-Mails und Köpfen.
- AVVs liegen irgendwo in Ordnern und Postfächern.
- Das Verarbeitungsverzeichnis ist eine Tabelle.
- TOMs sind nicht aktuell.
- Fristen hängen an einzelnen Personen.
- Risiken werden erst spät sichtbar.
- Nachweise müssen zusammengesucht werden.
- Objekte sind miteinander verknüpft.
- Der Review-Status ist sichtbar.
- Aufgaben entstehen aus Prüfständen.
- Nachweise werden vorbereitet.
- Berichte folgen dem dokumentierten Stand.
- Offene Punkte bleiben sichtbar.
Kein Compliance-Score. Ein nachvollziehbarer Arbeitsstand.
Das DMS bewertet nicht pauschal „konform“ oder „nicht konform“. Es zeigt Dokumentationsvollständigkeit, offene Reviews, Risiken, Fristen und Nachweise.
Die Entscheidung bleibt bei den Verantwortlichen oder in der Beratung — das DMS macht den Stand sichtbar.
Dokumentiert
Objekt ist erfasst und im Register geführt.
Prüfung nötig
Offener Review-Punkt wartet auf Bearbeitung.
Risiko markiert
Ein Punkt ist als Risiko gekennzeichnet.
Nachweis vorbereitet
Bericht lässt sich aus dem Stand ausleiten.
Aus Angaben werden prüfbare Konsequenzen.
Eine Angabe im geführten Capture — und das DMS leitet konkrete, prüfbare Konsequenzen ab. Bestätigt wird nichts von selbst.
„Online-Terminbuchung wird eingesetzt“
Nichts davon wird automatisch bestätigt.
Mehr als VVT und TOMs. Ein Arbeitsraum für Datenschutzmanagement.
Das DMS führt die zentralen Datenschutz-Arbeitsbereiche zusammen — Verarbeitungen, Dienstleister und AVV, TOMs, Risiken, Aufgaben, Betroffenenrechte, Datenpannen und Nachweise — statt sie über Tabellen und Ordner zu verteilen. Verbundene Arbeitsbereiche mit eigenem Stand, keine losen Featurekarten.
Verarbeitungstätigkeiten mit Zweck, Rechtsgrundlage und Empfängern führen.
Auftragsverarbeitung, Subprozessoren und Dienstleister-Stände im Blick behalten.
Technische und organisatorische Maßnahmen dokumentieren und je Verarbeitung ausgeben.
Empfänger mit ihrer Rolle und Richtung im jeweiligen Datenfluss erfassen.
Eingesetzte Systeme mit den zugehörigen Verarbeitungen verknüpfen.
Risiken markieren und ihren Bearbeitungsstand festhalten.
Offene Punkte und wiederkehrende Prüfungen als Aufgaben organisieren.
Löschregeln und Aufbewahrungsfristen je Kategorie hinterlegen.
Anfragen fristbewusst erfassen und ihren Verlauf sauber führen.
Vorfälle fristbewusst erfassen und ihren Bearbeitungsstand nachvollziehbar halten.
Schulungsnachweise und Richtlinien mit ihrem Stand führen.
Dokumentationsstände als Berichte und Exporte vorbereiten.
Jede schreibende Aktion wird in einem unveränderlichen Änderungsverlauf festgehalten. Fristen und Wiedervorlagen bleiben sichtbar — auch in einer Kalenderansicht.
Aus dem dokumentierten Stand entstehen Berichte und Nachweise.
Berichte und Nachweise werden aus dem dokumentierten Stand vorbereitet — nicht als Rechtsfreigabe, sondern als nachvollziehbarer Beleg. Was Sie dokumentieren, lässt sich als Dokument ausgeben.
Bis hin zu einem Datenschutzhandbuch, das den dokumentierten Stand zusammenführt.
Verarbeitungsverzeichnis
TOM-Dokument
AVV-Übersicht
Datenpannenmeldung
Betroffenen-Korrespondenz
Datenschutzhandbuch
Ein Generator erstellt ein Dokument. Das DMS führt einen laufenden Stand.
- Erstellt einmalig ein Dokument.
- Informationen bleiben verstreut.
- Kein Review-Status, keine offenen Punkte.
- Fristen und Wiedervorlagen fehlen.
- Kein nachvollziehbarer Verlauf.
- Schwer aktuell zu halten.
- Ein laufender, verknüpfter Arbeitsstand.
- Arbeitsbereiche sind miteinander verbunden.
- Review-Status und offene Punkte sind sichtbar.
- Aufgaben und Fristen werden geführt.
- Nachweise und Berichte werden vorbereitet.
- Keine automatische Bestätigung — Sie behalten die Kontrolle.
Für Organisationen, die Datenschutz führen müssen — ohne Enterprise-Overhead.
Ausgangslage
Datenschutz läuft nebenbei, Dokumentation ist verstreut.
Warum DMS
Ordnung und ein branchennaher Start — mit ersten Nachweisen und sichtbarem Arbeitsstand.
Ausgangslage
Mehrere Prozesse und Dienstleister, aber kein gemeinsamer Stand.
Warum DMS
Laufende Führung über mehr Prozesse und Dienstleister — mit Aufgaben, Reviews und einer Nachweis- und Berichtsebene.
Ausgangslage
Mehrere Mandate, jedes mit eigenem Dokumentationsstand.
Warum DMS
Getrennte Arbeitsräume je Organisation, DSB-Verwaltung und eine wiederholbare Arbeitsgrundlage — Umfang nach Absprache.
Monatliche Pläne für unterschiedliche Betriebsmodelle.
Praxis
Für Einzelpraxen und kleine Organisationen: Ordnung, branchennaher Start und erste Nachweise.
Business Empfohlen
Für kleine Unternehmen mit mehr Prozessen: geführte Erfassung, Aufgaben und Berichte.
Consultant
auf Anfrage
Für Berater und externe DSB: getrennte Arbeitsräume je Mandat, Umfang nach Absprache.
Zur Einordnung
Das DMS unterstützt bei Dokumentation, Organisation und Nachhaltung. Es ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung und trifft keine rechtliche Bewertung im Einzelfall.
Bringen Sie Ihren Datenschutz aus Tabellen, Ordnern und E-Mails in einen prüfbaren Arbeitsstand.
- Keine automatische Rechtsentscheidung. Das DMS zeigt Stände, es entscheidet nicht.
- Offene Punkte bleiben sichtbar. Review-Status statt Scheinsicherheit.
- Nachweise werden vorbereitet. Berichte folgen dem dokumentierten Stand.